En bättre vardag för Arctic Asfalt

Arctic Asfalt etablerades 2013 och har sedan starten haft en stark tillväxt. Företaget erbjuder asfaltering och har specialiserat sig på de svårare uppdragen. Företaget har en stark önskan att modernisera branschen och har som mål att implementera lösningar som effektiviserar verksamheten och höjer kvaliteten på både dokumentation och finansiella data.

Uppföljning och planering var tidigare ett tidskrävande arbete och baserades på manuella processer med omfattande användning av kontinuerlig kommunikation via telefon. Efter en lång tillväxtperiod finns ett behov av att digitalisera arbetssättet och stärka systemen så att rätt information effektivt når rätt person vid rätt tidpunkt. Det har också funnits önskemål om att förbättra detaljnivån och kvaliteten på dokumentation samt att få en tydligare bild av projektens lönsamhet.

"Vårt samarbete med Triona har gjort det möjligt för oss att bygga nya lösningar för att optimera vår verksamhet, minska miljöutsläppen och öka våra marginaler" Sjur Hansen, VD Arctic Asfalt AS

TRACS Flow

TRACS Flow är ett system som stöder de viktigaste processerna för avtals- och orderhantering, operativ ledning samt uppföljning av order. Flow används i stor utsträckning inom bygg- och transportsektorn i Sverige och har ett rikt utbud av funktioner. Flow är ett mycket flexibelt system och kan enkelt anpassas till kundernas orderflöde och arbetssätt. Systemet har också en egen mobil lösning (Apple/Android/Webb) som används för att registrera data när jobbet utförs. Eftersom Flow är en standardprodukt har det varit möjligt att snabbt komma i drift efter det att systemet installerats och konfigurerats, vilket möjliggjort förbättrade arbetsprocesser inom det dagliga arbetet.
Den unika kombinationen av kundspecifika anpassningar i komplement till en standardprodukt har givit mycket valuta för pengarna i form av snabb leverans. Kunden har på så sätt kunnat fokusera på önskade specialfunktioner istället för att spendera tid och pengar på att implementera basfunktionalitet eftersom detta redan finns tillgängligt i standardprodukten.

Mobilappen används av förare för att registrera och dokumentera den asfalt som transporteras. Denna data följer ordern till slutet av entreprenadprocessen och ökar kvaliteten på hur ett jobb dokumenteras.

Specialanpassade utökningar

Genom ett nära samarbete med Arctic Asfalt har Triona gjort flera anpassningar till Flow. En veckokalender har utvecklats som ger en mycket tydlig helhetsbild av veckans operativa situation och som dessutom gör det mycket enkelt att justera planer och tilldela jobb till olika team. En funktion för transportplanering, vilket görs dagligen, har också utvecklats. Denna anpassning ger en översikt över hur lastbilarna fördelas på olika uppdrag och är ett verktyg för att omfördela och dirigera bilar till rätt tid och plats. Köruppgifterna skickas till föraren av den aktuella bilen som därefter använder appen för att hämta och samla information om sin del av uppdraget.

Anpassningar för arbete i fält

Arbetsledaren för varje team har fått möjligheten att anpassa mobilappen med egna sidor för användning i fält. Detta ger en tydlig bild med information om det aktuella jobbet och hjälper arbetsledaren att se vilka beställiningar som gjorts och ger dessutom information om personal och kontaktinformation för uppdraget. Utöver det kan arbetsledaren dessutom dokumentera arbetstid. Det är också möjligt att ta bilder och dokumentera avvikande villkor, denna information följer ordern hela vägen och är också lätt att dela internt. En separat orderöversikt med stöd för att skapa ett fakturaunderlag har också utvecklats. 

Effektiv lösning

Projektet har på ett framgångsrikt sätt kombinerat ny utveckling med standardprodukter. Triona är alltid noga med att se till så att det finns ett bra samband mellan kostnad och nytta för denna typen av lösningar. I detta fall har kunden snabbt fått ett nytt och specialanpassat system vilket har varit en nyckelfaktor för att förbättra kundens arbetsprocesser och dessutom bidragit till att skapa en enklare vardag för alla anställda i hela organisationen.